Das müssen Sie beachten, wenn Sie zum ersten Mal eine größere Tagung organisieren

Wenn Sie bisher hauptsächlich kleine Veranstaltungen mit bis zu zehn Personen organisiert haben und nun zum ersten Mal eine größere Tagung oder ein größeres Seminar planen, werden Sie schnell große Unterschiede bemerken. Sie sollten sich also bewusst sein, dass sich mit zunehmender Größe auch der gesamte Planungsprozess ändert. Klar, ein kleines Event können Sie relativ einfach „intuitiv“ planen. Aber wenn Sie größere Events planen, sollten Sie die Fallstricke besser schon im Vorhinein kennen und berücksichtigen….

Unterschied Nr. 1: Weniger Raum für Improvisation

Der wichtigste (und offensichtlichste) Unterschied: Bei einer kleineren Veranstaltung haben Sie es nicht so viel mit Details zu tun. Kleine Ereignisse werden oft beiläufig geplant, weil oftmals bekannte Gesichter eingeladen sind, die Verständnis haben und mit Ihnen sympathisieren. Wenn Sie jedoch Gäste haben, die Sie kaum kennen, ist das natürlich eine ganz andere Sache.

Unterschied Nr. 2: Sie müssen Entscheidungen endgültig treffen

Der nächste Punkt: Bei größeren Tagungen sind die Möglichkeiten für Veränderungen begrenzt – Sie müssen sich also mit einmal getroffenen Entscheidungen in der Regel arrangieren. Sie können nicht einen Tag vorher entscheiden, dass Sie statt Ente am nächsten Tag aber dann doch lieber Schinken haben möchten. Wenn Sie es doch tun, wird Ihnen der Lieferant sagen, dass Ihre Anfrage nicht in der Menge in so einer kurzen Zeit bearbeitet werden kann.

Unterschied Nr. 3: Die Planung der Verpflegung wird komplizierter

Unterschied Nr. 4: Sie müssen die Getränke streng im Auge behalten

Getränke können durchaus eine teure Angelegenheit werden und müssen gerade bei einer großen Teilnehmerzahl im Auge behalten werden. Wenn Sie sich für eine „Open Bar“ entscheiden, bei dem Sie als Veranstalter die Kosten für die Getränke übernehmen, mag das teuer klingen. Und das kann es auch tatsächlich werden, sogar bei einer kleinen Veranstaltung mit nur zehn Teilnehmern.

Eine „Cash Bar“, bei der Sie für jedes Getränk einzeln bezahlen kann aber noch sehr viel teurer werden. Die Lösung ist also eigentlich in beiden Fällen, die Anzahl der Getränke pro Teilnehmer zu begrenzen.

Unterschied Nr. 5: Die Sitzordnung bedenken

Auf diese Weise kann jeder die Personen, die er nicht mag, leichter meiden und sich zu jenen dazu gesellen, die ihm sympathisch sind.

Für Sie bedeutet das: Sie müssen sich bei einer größeren Veranstaltung weniger Gedanken um die Sitzordnung machen und haben mehr Zeit, sich auf die wichtigeren Punkte zu fokussieren.

Unterschied Nr. 6: Sie können wahrscheinlich nicht alle Ideen ausprobieren, die Sie möchten

Das Budget steht eng in Verbindung mit der Größe der Tagung: Je kleiner die Tagung, desto kleiner wird auch das Budget sein. Das bedeutet aber nicht, dass ein kleineres Budget auch zu einer langweiligeren Tagung führt (und gerade kleinere Tagungen können wirklich zu einer bleibenden positiven Erinnerung für alle Teilnehmer werden, weil man ja mit den anderen Teilnehmern in direkter Verbindung steht und alle kennenlernt).

Ganz im Gegenteil: Je größer die Tagung ist, desto weniger Spielraum werden Sie wahrscheinlich haben, wirklich alle Ideen, die Sie für die Tagung gerne hätten, auch auszuprobieren! Jede noch so kleine Idee kann nämlich für eine Tagung mit 100 Leuten schnell zu einem großen Kostenfaktor werden, während man bei einem kleinen Event durchaus auch noch die eine oder andere kleinere Idee mitnehmen kann, ohne sein Budget dadurch allzu stark zu strapazieren.

Ein Trostpflaster gibt es aber doch: Bei einer größeren Tagung können Sie oft noch eine Menge Rabatte bekommen, sodass Sie nicht auf jede Idee für Ihre Tagung verzichten müssen. Und wer weiß? Vielleicht ist Ihr Budget ja gar nicht so begrenzt, dass Sie auf irgendetwas verzichten müssen.

Unterschied Nr. 7: Sie müssen darauf achten, dass Ihr Tagungshotel alles bietet, was Sie wirklich brauchen

Natürlich wird sich die Größe Ihrer Tagung auch auf die Wahl Ihres Tagungshotels auswirken. Je kleiner Ihre Tagung ist, desto weniger werden Sie auch die zahlreichen Optionen benötigen, die Ihnen ein ganz großes Tagungshotel bieten kann. Aber auch hier gilt: Auch kleinere Tagungshotels können sich stark voneinander unterscheiden. Wir beraten Sie gerne völlig kostenlos bei der Wahl Ihres Tagungshotels und wählen mit Ihnen die perfekte Location für Ihre Tagung oder Seminar. Wir helfen Ihnen, das passgenaue Tagungshotel für Ihre Veranstaltung zu finden! Egal, ob Sie ein Tagungshotel in Frankfurt, ein Tagungshotel in Berlin oder ein Tagungshotel in Hamburg suchen – wir finden garantiert das passende Tagungshotel oder Seminarhotel für Sie. Nutzen Sie einfach unsere praktische Schnellanfrage oder kontaktieren Sie uns direkt unter der +49 (0) 6201 – 7 48 95, damit wir Sie sofort kostenlos beraten.

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